【最夯軟體】讓 MS Office 享受 Google 雲端文件的便利 Google Cloud Connect

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自從 Google 打開 Office 雲端大門後,微軟就開始不得安寧,雖然後來有MS Office Live Workspace 出現,不過似乎沒有太大的迴響,Google 大神實在看不下去,於是主動幫微軟的 Office 做了一套雲端同步工具,幫助微軟及早步入雲端 (?)

這款名為 Google Cloud Connect 的工具可以將電腦上編輯的 Office 檔案(文件、試算表或簡報)雲端同步到 Google 文件(Google Doc),透過共用功能可以即時與朋友進行協同編輯,文件一旦同步到 Google 後,檔案儲存時若有變化,Google 會自動將變更前的檔案備份起來,並放在修訂版本紀錄功能中隨時可以找回修訂前的版本。

檔案上傳到雲端後不論到哪裡都可以進行編輯,即使是別人的電腦也可以透過 Google 文件直接在瀏覽器上編輯。

安裝 Google Cloud Connect for Microsoft Office
網址
http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect

※ 若要使用協同編輯,雙方都要安裝 Google Cloud Connect 。

安裝步驟

進入 Google Cloud Connect 網站後,點擊【下載 Google Cloud Connect】

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直接按【接受並安裝】

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安裝完成後按【關閉】,然後打開 Word、Excel 或 PowerPoint 設定同步帳號。

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帳號同步設定(以Word為例)

Step 1

開啟 Word 後會看到如下圖的 Google Cloud Connect 工具列,點選最右邊的【登入】

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Step 2

接著登入您的 Google 帳號。

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並按【授予存取權】讓 Google 可以與 Word 同步。

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Step 3

接著會看到全域設定的視窗,依據你的使用習慣設定來設定手動或自動同步,最後按【確定】完成設定。

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同步檔案到 Google 文件

編輯文件時,按下 Google Cloud Connect 工具列上的【同步處理】即可開始同步

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工具列上會顯示同步狀態,完成後會顯示成功字樣及文件網址,點擊網址就可以透過 Google 文件瀏覽檔案。

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設定文件共用

將檔案同步到 Google 文件後,工具列上會出現如下圖的【共用】鈕,按下【共用】鈕

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然後輸入共用者的 E-mail 後,選擇為「可以編輯」,按【共用並儲存】完成共用設定。

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這時候對方信箱就會收到一封共用的邀請函,點下邀請函裡面的網址即可瀏覽檔案,

※ 必須有 Google 帳號才可以瀏覽 Google 文件。

開始進行協同編輯

檔案共用後,對方就可以在 Google 文件上瀏覽你共用的文件,若要雙方協同編輯的話,雙方都要安裝 Google Cloud Connect 才可以。

Step 1

受邀者收到共用邀請函後,點選信中的網址可以瀏覽檔案內容,但是無法在線上進行編輯,必須將檔案下載到電腦並透過 Office 開啟

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或者點選 Office 上的 Google Cloud Connect 圖示選擇「從 Google 文件開啟...」

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Step 2

接著選擇共用的文件,並按【選取】開啟文件。

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Step 3

點選同步處理按鈕左邊的圖示,設定文件的同步模式。

注意!

若設定為自動同步,雙方只要有人存檔就會自動重新下載最新版本的文件,若對方正在編輯就會被影響。

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設定完後就可以開始進行協同編輯了。

Google Cloud Connect 的優劣

如上面所述,若雙方都開啟自動同步,只要有一方存檔另一方就會跟著更新,整個文件將會被重新讀取。因此除非有必要, Google 文件本身的協同編輯功能也不錯,功能雖然比較少,但是同步上比較不會有問題。

利用 Google Cloud Connect 同步的優點就是可以同步 Office 所有功能的操作,是軟體與軟體之間的同步,不會因為 Google 文件沒有某項功能而影響整份文件,要選擇何種同步方式就看你的需求了。

其他 Office 同步到 Google 文件軟體

比較知名的同步軟體還有 OffiSync,這款也可以與 Google 文件協同作業,想要選擇其他方案的可以參考。

同步Google文件與MS Office 的最佳工具:OffiSync

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